7 dicas para organizar sua rotina de trabalho e ser mais produtivo

Você já se pegou dizendo que o dia deveria ter mais do que 24 horas? Talvez você já tenha sentido que, por mais que passe muitas horas por dia trabalhando, todo esse tempo não é suficiente para realizar todas as suas atividades. Ou pior: parece nunca sobrar tempo para você mesma, ou para estar com as pessoas que você gosta — e isso é muito frustrante.

Se você é funcionária de alguma empresa, ou tem seu próprio empreendimento, não importa: organizar rotina de trabalho é o primeiro passo para otimizar o seu tempo em qualquer tipo de ocupação. E, se você acha muito difícil se organizar e não sabe nem por onde começar, saiba que algumas dicas simples e práticas podem ajudá-la.

Quer saber mais? Continue lendo este post!

Descubra os benefícios de organizar rotina de trabalho

A desorganização e a falta de planejamento são os principais causadores da sensação de que o tempo não está sendo usado da melhor forma possível. Além de dar espaço para a procrastinação, você passa o dia todo às voltas com várias tarefas — que podem não ser prioridades naquele momento — e, no fim do dia, sente que não realizou nada.

Organizar e planejar sua rotina de trabalho de acordo com o tempo que você tem disponível e as atividades que você tem que realizar promove uma otimização do seu tempo. Em vez de ficar à mercê dos acontecimentos, sentindo que precisa correr contra o relógio, você passa a ficar no controle do seu dia e se torna mais preparada para lidar com os imprevistos.

Otimizar o tempo significa que as horas que você passa trabalhando serão realmente produtivas, e você vai perceber que o tempo que você tem disponível é, sim, suficiente para fazer o que você tem que fazer — e com qualidade!

Além disso, se administrar melhor sua rotina, você não vai mais precisar levar trabalho para casa. Ou, se você for autônoma, vai conseguir delimitar melhor seus horários de trabalho. Isso significa que vai sobrar mais tempo para você mesma, e para os momentos de relaxamento e lazer com sua família e amigos.

Planejamento e organização resultam em menos correria, menos stress e mais disposição, ou seja: mais qualidade de vida!

Agora que você já sabe quais são os benefícios de planejar e organizar sua rotina, descubra 7 dicas simples e práticas que vão ajudá-la nessa empreitada:

1. Organize o seu espaço de trabalho

A primeira coisa que você deve fazer é uma boa organização no seu espaço físico de trabalho. Se você trabalha em casa, por exemplo, e ainda não tem um lugar específico para suas atividades, considere delimitar esse espaço — um cômodo, ou algum cantinho da sua casa onde você pode manter tudo o que está relacionado à sua atividade.

Um espaço de trabalho limpo e organizado favorece a motivação e a criatividade, ajuda você a manter o foco nas suas atividades e, consequentemente, a produzir mais. Esse lugar deve ser o mais confortável possível para você e livre de qualquer distração.

Para isso, retire tudo o que você não usa constantemente e guarde em outro lugar, mantendo no seu campo de visão apenas os objetos que você mais precisa. Além disso, para não perder tempo procurando coisas, separe todos os objetos por categorias e mantenha tudo em seu devido lugar.

2. Entenda quais são suas atividades e quanto tempo gasta em cada uma delas

Num primeiro momento, observe seu dia a dia e identifique quais são suas demandas e processos de trabalho, quais são as atividades que você realiza e quanto tempo você gasta em cada uma delas. Em seguida, analise quais atividades são as mais importantes, e quais são pouco ou nada produtivas.

A partir dessa observação, você pode determinar o nível de prioridade de cada tarefa, a ordem de tarefas que funciona melhor e quais atividades podem ser cortadas ou realizadas de uma forma diferente. Assim, você tem uma noção mais realista de como você tem usado seu tempo e o que pode fazer para otimizá-lo.

3. Faça planejamentos diários, semanais e mensais

 

Dedicar um pouco do seu tempo para fazer planejamentos e montar cronogramas é um ótimo investimento. Reserve um tempinho todos os dias para planejar suas atividades do dia seguinte e faça também um planejamento semanal ou mensal, dependendo das suas necessidades. E não se esqueça de registrar: seja em agendas, aplicativos de celular ou planilhas.

Organize seu cronograma de atividades de acordo com seu fluxo de trabalho e considerando as prioridades e níveis de complexidade — muitas pessoas preferem fazer as atividades mais difíceis primeiro, não as deixando para o fim do dia ou da semana, quando o cansaço é maior.

Além disso, reserve algum tempo para possíveis imprevistos. Essa organização é muito importante e evita que você tenha que resolver problemas pessoais na hora do trabalho ou vice-versa.

4. Crie listas

 

Faça listas com todas as atividades do dia, colocando no topo as mais importantes e mais urgentes. Se aparecerem outras tarefas ao longo do dia, vá adicionando ao lado. Isso é muito útil para não se esquecer de fazer algo e para não perder prazos. Além disso, a sensação de riscar as atividades realizadas é a melhor possível.

Essas listas devem ser simples e fáceis de visualizar, e você pode usar cores diferentes para níveis de prioridades ou categorias de tarefas diversas, por exemplo. Também vale utilizar os alarmes do celular, se você for muito esquecida.

Mas seja realista: coloque na lista o que você realmente precisa fazer, e não o que você está com mais vontade de fazer. Além disso, não coloque tarefas que você não terá condições de realizar naquele dia.

Para te ajudar, criamos este planner para você imprimir e completar com suas atividades!

 

5. Planeje os horários de descanso

Descansar é muito importante para sua saúde física e mental e, além disso, melhora sua produtividade. Isso significa que, em seu cronograma, você não pode se esquecer de colocar algumas pausas ao longo do dia — seja para lanchar, fazer alguma outra coisa ou simplesmente não fazer nada. Planeje a duração desses intervalos e respeite-os! Isso vai deixar você mais disposta e focada quando voltar ao trabalho.

6. Evite distrações

Enquanto estiver trabalhando, mantenha o foco no que está fazendo e evite ao máximo qualquer tipo de distração. Você mesma pode identificar o que mais tira sua concentração: conversas paralelas, uso de redes sociais, ligações pessoais, ou qualquer outra coisa. Isso inclui, também, fazer uma atividade de cada vez e não se distrair com outras tarefas.

Isso pode ser difícil no começo, mas tente se fixar nos resultados, ir definindo metas pequenas e pensar que, quando cumpri-las, estará livre para fazer outras coisas.

7. Estabeleça uma rotina

Para conseguir estabelecer uma rotina produtiva e otimizar seu tempo, mantenha alguns hábitos diários e tente fazer deles um compromisso. A fase de adaptação pode ser um pouco árdua, mas aos poucos isso vai se tornando natural.

Acordar no mesmo horário, tomar café, tomar banho, organizar as coisas e abrir a agenda, por exemplo, são hábitos que, se realizados todos os dias, se tornam uma rotina e fazem com que sua mente e corpo entendam que é hora de começar a trabalhar.

Planejamento, organização e estabelecimento de uma rotina são fundamentais para usar o tempo da melhor forma possível, produzir mais no trabalho e ter tempo livre para cuidar de si e estar com as pessoas que você ama. É só colocar essas dicas em prática!

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